Το RSVP είναι το κομμάτι της οργάνωσης για το οποίο κανείς δεν σε προετοιμάζει. Στέλνεις προσκλητήρια, και μετά αρχίζεις να περιμένεις. Και να περιμένεις. Και να τηλεφωνάς.
Δεν υπάρχει γονιός που να μην έχει ζήσει αυτή την εμπειρία. Οι μισοί καλεσμένοι απαντούν αμέσως, οι άλλοι μισοί σιωπούν. Και εσύ δύο εβδομάδες πριν τη βάφτιση δεν ξέρεις ακόμα πόσα άτομα θα έρθουν.
Υπάρχουν τρόποι να το κάνεις αυτό πολύ πιο εύκολο.
Το πρόβλημα με το «επικοινωνήστε μαζί μας»
Όταν το προσκλητήριο δεν έχει σαφή οδηγία για το RSVP, ο καλεσμένος το αφήνει για αργότερα. Και «αργότερα» συνήθως σημαίνει ποτέ, ή τελευταία στιγμή.
Το πρώτο πράγμα που κάνει τη διαφορά είναι να βάλεις μια συγκεκριμένη προθεσμία και έναν συγκεκριμένο τρόπο απάντησης. Όχι «επικοινωνήστε μαζί μας», αλλά «επιβεβαιώστε τη συμμετοχή σας έως τις [ημερομηνία]» με ένα σύνδεσμο ή αριθμό.
Οι τρόποι που λειτουργούν
Φόρμα RSVP στο ηλεκτρονικό προσκλητήριο
Αν έχεις ηλεκτρονικό προσκλητήριο, η φόρμα RSVP είναι ενσωματωμένη μέσα. Ο καλεσμένος ανοίγει τον σύνδεσμο, συμπληρώνει το όνομα και τον αριθμό ατόμων, και εσύ βλέπεις τα αποτελέσματα σε πραγματικό χρόνο. Δεν χρειάζεται να θυμάσαι ποιος σου είπε τι στο τηλέφωνο.
Απλό μήνυμα με απάντηση
Αν στέλνεις χάρτινα προσκλητήρια, ένα δεύτερο μήνυμα στο κινητό λίγες μέρες μετά βοηθά πολύ. Κάτι σύντομο: «Σου στείλαμε πρόσκληση για τη βάφτιση της Ελένης. Θα χαρούμε να μας πεις αν μπορείς να έρθεις έως τις [ημερομηνία].» Απλό, άμεσο, εύκολο να απαντηθεί.
Ομαδικό μήνυμα με ζητούμενο
Για ομάδες καλεσμένων που ήδη επικοινωνείτε σε ομάδα, ένα μήνυμα στην ομαδική με ξεκάθαρο ζητούμενο λειτουργεί καλά. «Παρακαλώ απαντήστε με ΝΑΙ ή ΟΧΙ και τον αριθμό ατόμων.» Οι άνθρωποι απαντούν πιο εύκολα όταν ξέρουν ακριβώς τι να γράψουν.
Πότε να κάνεις υπενθύμιση
Μια υπενθύμιση είναι αποδεκτή και αναμενόμενη. Δεν είναι ενοχλητικό να το κάνεις, είναι πρακτικό. Μια εβδομάδα πριν την προθεσμία σου, στείλε ένα σύντομο μήνυμα στους καλεσμένους που δεν έχουν απαντήσει ακόμα.
Αν έχεις ηλεκτρονικό προσκλητήριο, βλέπεις αμέσως ποιοι έχουν απαντήσει και ποιοι όχι. Αν έχεις χάρτινα, κράτα μια λίστα καθώς μαζεύεις τις απαντήσεις.
Τι να κάνεις με αυτούς που δεν απαντούν ποτέ
Πάντα θα υπάρχουν μερικοί. Μετά από δύο υπενθυμίσεις χωρίς απάντηση, μπορείς να το αντιμετωπίσεις με δύο τρόπους: ή τους τηλεφωνείς απευθείας για να κλείσεις τον αριθμό, ή τους μετράς ως «πιθανόν έρχονται» και κρατάς ένα μικρό περιθώριο στον αριθμό των ατόμων για το catering.
Η εμπειρία λέει ότι οι περισσότεροι που δεν απαντούν τελικά έρχονται. Οπότε ένα περιθώριο 10% στον αριθμό των καλεσμένων είναι πάντα καλή ιδέα.
Ένα πράγμα που κάνει όλη τη διαφορά
Να κρατάς τα δεδομένα σε ένα μέρος. Είτε αυτό είναι η φόρμα του ηλεκτρονικού προσκλητηρίου, είτε ένα απλό αρχείο στο κινητό σου, είτε ένα χαρτί στην κουζίνα. Αν τα δεδομένα είναι διάσπαρτα, στο κινητό, στο email, ή σε πρόχειρες σημειώσεις και προφορικές υποσχέσεις, θα χάσεις τον λογαριασμό.
Όσο πιο απλό το σύστημά σου, τόσο πιο ήρεμος θα είσαι τις τελευταίες μέρες πριν τη βάφτιση.