Αν έχεις οργανώσει ποτέ εκδήλωση, ξέρεις πόσο κουραστικό είναι να μαζεύεις επιβεβαιώσεις. Τηλεφωνήματα, μηνύματα που μένουν αναπάντητα, «θα σου πω σίγουρα μέχρι την Παρασκευή» που δεν έρχεται ποτέ. Σε έναν γάμο με 100, 150, 200 καλεσμένους, αυτό γίνεται εφιάλτης.
Το online RSVP λύνει ακριβώς αυτό το πρόβλημα. Και το κάνει χωρίς να χρειαστεί να πάρεις κανέναν τηλέφωνο.
Τι είναι το online RSVP
Είναι μια φόρμα μέσα στο ηλεκτρονικό προσκλητήριο, όπου οι καλεσμένοι επιβεβαιώνουν αν θα παρευρεθούν στον γάμο. Πατούν ένα κουμπί, συμπληρώνουν το όνομά τους, επιλέγουν πόσα άτομα θα είναι, και τέλος. Εσύ βλέπεις τις απαντήσεις σε πραγματικό χρόνο.
Δεν χρειάζεται καμία εφαρμογή, καμία εγγραφή πουθενά, δεν χρειάζεται να κατεβάσεις τίποτα. Ο καλεσμένος ανοίγει τον σύνδεσμο του προσκλητηρίου, βλέπει την πρόσκληση, και κάπου εκεί μέσα βρίσκει τη φόρμα RSVP. Ένα λεπτό δουλειά.
Πώς λειτουργεί στην πράξη
Η διαδικασία είναι απλή και για τις δύο πλευρές.
Για τους καλεσμένους
Ανοίγουν τον σύνδεσμο που τους έστειλες. Βλέπουν την πρόσκληση, τις πληροφορίες για τον γάμο, τον χάρτη, το πρόγραμμα, και ό,τι άλλο χρειάζονται. Κάπου στη σελίδα υπάρχει η φόρμα RSVP. Συμπληρώνουν το όνομά τους, πόσα άτομα θα είναι, και πατούν «Επιβεβαίωση». Τέλος. Ολόκληρη η διαδικασία παίρνει λιγότερο από ένα λεπτό.
Για εσένα
Κάθε φορά που κάποιος απαντάει, η απάντηση εμφανίζεται αυτόματα. Βλέπεις ποιος έρχεται, ποιος δεν μπορεί, πόσα άτομα συνολικά, και αν έχεις ζητήσει επιπλέον πληροφορίες, τις βλέπεις κι αυτές. Χωρίς να τρέξεις πίσω από κανέναν.
Τι μπορείς να ζητήσεις μέσα από τη φόρμα
Το RSVP δεν χρειάζεται να είναι απλά ένα «ναι» ή «όχι». Μπορείς να προσθέσεις επιπλέον πεδία ανάλογα με τις ανάγκες σου:
- Αριθμός ατόμων που θα παρευρεθούν
- Ονόματα συνοδών
- Διατροφικές προτιμήσεις ή αλλεργίες
- Αν θα φέρουν παιδιά (και πόσα)
- Αν χρειάζονται μεταφορά ή διαμονή
- Ελεύθερο σχόλιο ή μήνυμα
Δεν χρειάζεται να βάλεις τα πάντα. Βάλε μόνο αυτά που χρειάζεσαι πραγματικά. Όσο πιο απλή η φόρμα, τόσο πιο πιθανό να απαντήσουν γρήγορα.
Γιατί είναι καλύτερο από τον κλασικό τρόπο
Ο κλασικός τρόπος είναι γνωστός. Παίρνεις τηλέφωνο, στέλνεις μήνυμα, περιμένεις. Κάποιοι απαντούν αμέσως, κάποιοι ξεχνούν, κάποιοι λένε «θα δω και θα σου πω». Μετά πρέπει να ξαναρωτήσεις, χωρίς να φανεί ότι πιέζεις.
Με το online RSVP:
- Οι καλεσμένοι απαντούν, χωρίς να νιώθουν πίεση
- Δεν ξεχνούν, γιατί η φόρμα είναι εκεί κάθε φορά που ανοίγουν το προσκλητήριο
- Δεν χρειάζεται να ρωτήσεις δύο φορές
- Έχεις πάντα ακριβή εικόνα για τους αριθμούς, χωρίς χαρτάκια και σημειώσεις
Πότε να στείλεις το προσκλητήριο για να έχεις RSVP εγκαίρως
Ιδανικά, στέλνεις το ηλεκτρονικό προσκλητήριο 3-4 μήνες πριν τον γάμο και ζητάς RSVP τουλάχιστον 3-4 εβδομάδες πριν. Αυτό σου δίνει αρκετό χρόνο να ξέρεις πόσοι θα είναι, να κλείσεις τον αριθμό με τον χώρο, και να οργανώσεις catering και τραπέζια.
Αν κάποιοι δεν έχουν απαντήσει μέχρι την προθεσμία, μπορείς να τους στείλεις μια ευγενική υπενθύμιση. Ένα απλό μήνυμα «Σου στέλνω ξανά τον σύνδεσμο για να επιβεβαιώσεις» λειτουργεί πολύ καλύτερα από ένα τηλεφώνημα.
Τι γίνεται αν κάποιος δεν μπορεί να χρησιμοποιήσει τη φόρμα
Κάποιοι καλεσμένοι, κυρίως μεγαλύτεροι σε ηλικία, μπορεί να μη νιώθουν άνετα με φόρμες στο κινητό. Σε αυτή την περίπτωση, απλά τη σημειώνεις εσύ χειροκίνητα. Η φόρμα είναι εργαλείο, όχι υποχρέωση. Χρησιμοποιείς ό,τι δουλεύει για τον καθένα.
RSVP και διάταξη τραπεζιών
Μόλις μαζέψεις τις επιβεβαιώσεις, ξέρεις ακριβώς πόσοι θα είναι εκεί. Αυτό κάνει τη διάταξη τραπεζιών πολύ πιο εύκολη. Ξέρεις ποιοι έρχονται μαζί, ποιοι φέρνουν παιδιά, ποιοι έχουν ειδικές ανάγκες.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορούν οι καλεσμένοι να αλλάξουν την απάντησή τους;
Φυσικά και μπορούν. Αν κάποιος απαντήσει «ναι» και μετά αλλάξει γνώμη, μπορεί να συμπληρώσει ξανά τη φόρμα.
Βλέπω ποιος έχει απαντήσει;
Ναι. Κάθε απάντηση RSVP καταγράφεται και μπορείς να τη δεις ανά πάσα στιγμή. Αν κάποιος δεν έχει απαντήσει, μπορείς να του στείλεις ξανά τον σύνδεσμο ως υπενθύμιση.
Χρειάζεται κάποια εφαρμογή;
Όχι. Η φόρμα είναι μέρος της ιστοσελίδας του προσκλητηρίου. Ανοίγει σε οποιοδήποτε κινητό ή υπολογιστή, χωρίς να χρειάζεται να κατεβάσεις κανένα ειδικό πρόγραμμα.
Μπορώ να βάλω προθεσμία;
Ναι. Μπορείς να ορίσεις μια ημερομηνία μέχρι την οποία θέλεις να έχεις τις απαντήσεις.